Automatyzacja procesów w branży food delivery – case study restauracji Smashny Burger

W ostatnich latach wyobraźnią wszystkich zawładnęła wszechobecna automatyzacja, a trend na usprawnianie pracy nie ominie również branży gastronomicznej. Wydarzenia ostatnich lat zmieniły podejście Polaków do jedzenia „na mieście” i wpłynęły na popularyzację zamawiania posiłków do domu. Z tego powodu restauratorzy musieli zmienić podejście do logistyki i planowania. Z pomocą przychodzą firmy Restimo i Wolt Drive, które integrując swoje systemy, stworzyły produkt pozwalający na efektywniejsze zbieranie zamówień, co przełożyło się na szybsze dostawy dań restauracyjnych do klientów. Sprawdziliśmy działanie systemu w warszawskiej restauracji Smashny Burger.

‍

Marka Wolt i Restimo pod koniec 2023 roku podjęły decyzję o integracji swoich systemów, czyli aplikacji do zarządzania zamówieniami bez przepisywania do POS i Wolt Drive będącą zewnętrzną usługą kurierską realizującą zamówienia w 30 minut. O pozytywnych efektach tej współpracy możemy się przekonać na przykładzie restauracji Smashny Burger.

Smashny Burger spopularyzował w Warszawie modę na “zmiażdżoną kanapkę”i połączył ją z nowoczesnym zarządzaniem biznesem gastronomicznym. Restauracja wprowadziła możliwość zamawiania dostaw i aktywizuje klientów dzięki autorskim promocjom na burgery. W efekcie pracownicy na co dzień odbierają zamówienia składane online za pośrednictwem aplikacji, strony internetowej, jak również obsługują klientów telefonicznie i na miejscu. 

Firma korzystająca z tak wielu kanałów pozyskiwania zamówień postrzegana jest jako elastyczna, z podejściem nastawionym na potrzeby swoich klientów. Jak w takim wypadku zadbać o prawidłową organizację, zapobieganie reklamacjom i utrzymanie stałej liczby zamówień? Aby utrzymać najwyższe standardy obsługi, wymagane jest systematyczne zwiększanie liczebności zespołu. O ile sprawdzi się to w godzinach szczytu, to w środku tygodnia, kiedy ruch w restauracjach jest o wiele mniejszy, manager może mieć trudności z zapewnieniem pracy dla niektórych pracowników.

W zarządzaniu restauracją największą przeszkodą jest posiadanie kilku źródeł zbierania zamówień – tablety z zamówieniami z aplikacji, własna strona www czy oddzielne zamówienia telefoniczne, które trzeba przepisywać ręcznie. Wiem na swoim własnym przykładzie, jak rozwiązania automatyzujące zbieranie zamówień czy obsługę kurierską potrafią ułatwić życie restauratora, zwłaszcza jeśli chodzi o planowanie codziennej pracy zespołu – mówi Lucas Pollier, właściciel warszawskiej restauracji Smashny Burger.

Aby usprawnić procesy logistyczne w restauracji i ułatwić pracę pracownikom, Smashny Burger skorzystało z rozwiązania Restimo – systemu do zarządzania zamówieniami na dowóz – oraz zewnętrznej floty kurierskiej Wolt Drive.

Zintegrowany system stał się sercem restauracji. Restimo odpowiada za gromadzenie zamówień ze wszystkich kanałów w jednym miejscu i bieżące aktualizacje np. ujednolicone menu na wszystkich kanałach online restauracji. Restimo znacząco ułatwia cały proces, gdzie ceny oraz dania aktualizowane są w jednym źródłowym systemie, do obsługi którego wystarczy przeglądarka. Wolt Drive natomiast zapewnia zewnętrzną flotę kurierską na żądanie do zamówień złożonych przez kanały własne Smashny Burger.

‍

Jak to działa?

Wyobraźmy sobie, że restauracja właśnie przeżywa godziny szczytu. Oprócz obsługi gości na miejscu, do lokalu spływają także zamówienia złożone „na dowóz”. To prawie tak, jakby pod jednym dachem funkcjonowały niezależnie od siebie dwie restauracje. Jedną z nich obsługują kelnerzy, a drugą kierowcy. Zadaniem obu tych grup pracowników jest zapewnienie klientom jak najlepszych doświadczeń, bo zyskuje na tym marka, dla której pracują. Sprawna wymiana informacji między kuchnią a osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zamówień i wydawanie posiłków jest niezbędna, aby lokal gastronomiczny w chwili największego napływu klientów nie „utonął” w zamówieniach.

Rosnąca liczba zamówień wiąże się ze zwiększeniem zapotrzebowania na pracę kurierów. To dla wielu managerów duże wyzwanie logistyczne. Dla restauracji oznacza to zatrudnienie przynajmniej kilku dostawców realizujących zamówienia w tygodniu, zwiększając przy tym ich liczebność w weekendy, kiedy w wielu biznesach gastronomicznych rozpoczną się godziny szczytu. Ponadto organizowanie pracy kurierów oznacza często konieczność zarządzania flotą pojazdów, przygotowywanie grafików oraz bieżące nadzorowanie pracy w celu łączenia zamówień, monitorowania czasów dostaw oraz przygotowywania zastępstw dla kierowców. Zewnętrzna flota kurierska pozwala nie tylko rozliczać się za pojedyncze zamówienia w dowozie, ale również minimalizować ryzyko długich czasów dostaw oraz zamykania kanału dowozów w godzinach szczytu – mówi Maciej Statkiewicz, Head of Wolt Drive.

Z tego powodu marki Restimo i Wolt Drive zdecydowały się połączyć siły, tworząc zintegrowane środowisko do zarządzania zamówieniami w lokalu gastronomicznym.  Restimo umożliwia zbieranie na jednym tablecie zamówień z kilku różnych źródeł m.in. kanałów własnych restauracji czy aplikacji do zamawiania jedzenia na dowóz. Z kolei manager punktu gastronomicznego może wybrać i dopasować obsługę do danego zamówienia, zlecając zadanie własnym kierowcom, jeśli są dostępni lub skorzystać z usług Wolt Drive. Pozwala ona w elastyczny sposób zarządzać zamówieniami w dowozie, ponieważ w efekcie integracji z Restimo, restauracja nie musi przepisywać zamówień pomiędzy różnymi systemami. Obsługa lokalu w momencie przyjęcia zamówienia internetowego wybiera czas na przygotowanie (w zależności od ruchu w lokalu) oraz rezerwuje przyjazd kierowcy.

Takie rozwiązanie pozwala zachować większą elastyczność przy stałej liczebności zespołu. Restauracja nie musi już bowiem wydłużać czasu oczekiwania na odbiór zamówienia, ponieważ zawsze istnieje szansa skorzystania ze wsparcia zewnętrznej floty kurierskiej. Dzięki temu firma unika przestojów i zachowuje ciągłość dostaw, co długoterminowo korzystnie wpływa na wizerunek marki wśród klientów.

‍

Korzyści i oszczędności uzyskane dzięki integracji Restimo i Wolt Drive

Dzięki automatycznej wysyłce danych zamówienia z Restimo do Wolt Drive, restauracja może skrócić czas przygotowania zamówienia średnio o 1,5 minuty. Dla lokali obsługujących przeciętnie 15 zamówień dziennie (450 miesięcznie), przekłada się to na łączną oszczędność 11 godzin i 15 minut miesięcznie i aż 135 godzin rocznie. Jeśli przeliczymy to na średnią stawkę godzinową pracownika w wysokości 25 zł brutto, osiągniemy oszczędność w wysokości 3 375 zł w skali roku.

Drugą ważną korzyścią jest wyeliminowanie błędów przy wprowadzaniu danych kontaktowych i adresu klienta. Średnio aż 1 na 20 zamówień zawiera błędy w danych kontaktowych, co kończy się utratą zamówienia i ponoszeniem związanych z tym kosztów. Korzystanie ze zintegrowanego systemu prowadzi do wyeliminowania ręcznego wprowadzania danych klienta i wiążących się z tym błędów. Dla restauracji z powyższego przykładu, w której przeciętna wartość zamówienia wynosi 50 zł, daje to koszt utraconych zamówień w wysokości 1 125 zł miesięcznie i aż 13 500 zł rocznie.

Oszczędności to jedno, ale właściciele restauracji Smashny Burger wśród głównych korzyści z integracji Restimo i Wolt Drive wymieniają większe zadowolenie klientów, którzy dzięki sprawnej organizacji zamówień chętniej ponownie korzystają z usług lokalu, częściej wystawiają pozytywne opinie i polecają restaurację znajomym. Tym samym przekłada się to na niższe koszty marketingowe i koszty pozyskania nowych klientów – mówi Arek Bielecki, współzałożyciel Restimo.

Zachęcamy do skorzystania z kalkulatora, na podstawie którego właściciele restauracji mogą obliczyć całkowite oszczędności wynikające z korzystania ze zintegrowanych systemów.

Firmy chcące dołączyć do programu mogą przetestować go w ramach dwutygodniowego, darmowego okresu próbnego, a także skorzystać z promocji na abonament Restimo w kwocie 99 złotych na pierwsze dwa miesiące. Z kolei Wolt oferuje, że przez pierwsze 4 tygodnie, opłata za każdą dostawę za pośrednictwem Wolt Drive będzie wynosiła zaledwie złotówkę.